갈수록 복잡해지고 분업화되는 비즈니스 환경 속에서 효율과 생산성은 주요 핵심으로 여겨진다. 지난달 폴리콤은 ‘디파이 디스턴스(Defy Distance) 캠페인’의 하나로, 기업 영업과 마케팅, HR을 비롯한 각 부서의 업무 환경을 개선할 수 있도록 ‘IT팀이 제시하는 영상 회의 활용법’을 발표했다.

‘디파이 디스턴스(Defy Distance) 캠페인’은 폴리콤이 진행하는 글로벌 캠페인 중 하나로, 영상 협업 솔루션을 통해 마케팅과 엔지니어링, 고객서비스, 인사, CEO, 재무, 시설관리, IT, 영업 등 기업 내 다양한 부서에서 당면하고 있는 협업을 위한 커뮤니케이션 상의 제약과 한계를 극복하고 조직 전체의 업무 효율성을 개선할 방안을 제시했다.

오늘날 IT팀은 기업의 성장을 위해 전략적 파트너로서 새로운 기술과 솔루션을 찾아내고 활용하기 위해 끊임없이 고민하고 실천하는 부서이다. 또한 단순한 IT 인프라 도입에서 한발 더 나아가 기업의 경쟁력 강화를 위해 전반적인 비즈니스 프로세스를 개선하고 유기적인 협업 문화를 장착시키는 데 주력하고 있다. 예를 들어 IT 팀은 기업의 각 부서 업무에 영상 협업 솔루션을 활용하여 기존 대면 회의를 대체함으로써 거리의 제약을 없애고 시간과 비용을 절감해 업무 효율성을 높이는 등 실질적인 혜택이 필요하다.



IT 전문가 중 83%, 영상 회의가 업무에 도움

이를 반영하듯 폴리콤의 독립 컨설팅 회사인 APMG 리서치가 최근 5,000명의 비즈니스 전문가를 대상으로 진행한 ‘영상 협업 활용도 조사’ 결과에서도 IT 전문가들의 83%가 영상 회의가 업무에 도움이 된다고 답변했다. 따라서 IT팀은 다양한 부서들을 대상으로 각 업무의 특성을 고려하여 적극적으로 활용할 수 있는 유용한 영상 협업 방법을 제시함과 동시에 활용 효과와 혜택에 대한 정보를 지속해서 소개하고 있다. IT 팀이 제시하는 각 부서 영상 회의 적용 방법은 다음과 같다.

- 영업 팀
영상 회의 솔루션을 활용하면 이동할 필요 없이 언제 어디서나 영업에 필요한 업무 내용을 공유하며 이동 중인 영업 사원들을 위한 멀티미디어 교육도 진행할 수 있다. 영업 팀은 영상 협업을 통해 내부는 물론 외부 관계자, 고객들과도 더 쉽게 접촉할 수 있어 신속하고 효과적인 업무 수행이 가능해진다.

- 마케팅팀
영상 협업은 기존에 문서나 음성으로만 진행되면서 초래할 수 있는 커뮤니케이션상의 혼선을 줄이고 실시간으로 대화하며 내용을 명확하게 확인할 수 있다. 또한 마케팅팀은 영상 기술을 활용한 실시간 협업을 통해 더 효과적인 신제품 출시 마케팅 전략을 실행해 제품 출시에 걸리는 시간을 크게 단축할 수 있다. 그뿐만 아니라 공급업체 및 파트너들과 영상회의를 통해 긴밀하고 원활하게 업무를 진행할 수 있다.

- HR팀
영상 회의 솔루션을 활용하여 구직자 면접 지역의 한계를 없애 인재 채용 기회를 넓힐 수 있다. 영상을 통한 면접은 면접관과 지원자가 이동해야 하는 제약 없이 생생한 면대면 면접을 진행함으로써 면접을 위한 출장비용을 줄이고 업무 효율성도 높일 수 있다. 또한 영상 회의를 활용한 내부 교육은 곳곳에 흩어져 있는 모든 직원에게 일관성 있는 양질의 교육을 제공할 수 있다.

- 고객서비스 팀
영상 기술을 이용하면 전화 통화 위주의 고객 서비스에서 벗어나 원격으로 접속한 고객에게 직접 시연하여 적절한 솔루션을 제공함으로써 고객 만족도를 향상할 수 있다. 또한 필요하면 현지 언어를 구사하는 담당자와 연결해 이해도를 높일 수 있다.
폴리콤코리아 신대준 지사장은 “오늘날 IT 팀은 기업의 핵심 부서로 최신 기술을 도입해 비즈니스 경쟁력을 갖추는 방법을 항상 고민하고 있다”면서 “영상 기술을 다양한 부서에 적용해 혁신을 이어갈 수 있도록 다양한 활용 방안을 고민해 볼 시점”이라고 말했다.  ES